Tutoriel 3 : Traiter vos achats

Gérez votre tableau financier complet dans eFactori en traitant également vos achats. Découvrez étape par étape comment traiter facilement vos achats dans eFactori.

Étape 1 : Téléchargez les factures vers eFactori

Vous pouvez saisir vos achats dans eFactori de plusieurs manières :

• en téléchargeant une facture d'achat depuis votre appareil dans la fenêtre de téléchargement de gauche ;

• en prenant une photo d'un reçu d'achat depuis votre smartphone dans eFactori ;

• en envoyant les fichiers par e-mail à votre adresse e-mail eFactori. Astuce : vous pouvez souvent le faire directement à partir de votre scanner par scan to email !

• en recevant les fichiers dans votre boîte de réception PEPPOL afin qu'eFactori les traite automatiquement pour vous.

Lisez ici en détail comment soumettre vos documents d'achat.

Étape 2 : Enregistrer/traiter les factures

Les documents d'achat fournis seront placés dans une liste de traitement (icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit d'eFactori). Dès que les fichiers sont dans cette liste, le logiciel OCR (Optical Character Recognition) commence à travailler avec eux. L'OCR lit les informations figurant sur les documents d'achat et interprète votre facture d'achat.

Les informations extraites de votre document d'achat au moyen de l'OCR peuvent être complétées par d'autres informations relatives à l'achat, telles que le type (facture ou note de crédit), le délai de paiement, la catégorie d'achat définie par l'utilisateur, etc.

Pour en savoir plus sur la manière de traiter vos documents d'achat, cliquez ici.

Étape 3 : Paiement des factures

Vos factures d'achat entrantes peuvent également être payées depuis eFactori. Une condition est que l'IBAN et le BIC du fournisseur soient remplis. Vous avez le choix entre trois modes de paiement :

• Paiement direct via un code QR que vous pouvez lire avec votre application bancaire.

• Compte bancaire lié via Ponto ? Ensuite, vous pouvez également utiliser le bouton de paiement Ponto pour effectuer votre transfert.

• Préparer ou exécuter plusieurs paiements simultanément ? C'est également possible maintenant. Vous pouvez exporter les paiements programmés vers un fichier SEPA que vous pouvez télécharger dans votre propre environnement bancaire en ligne. De cette façon, vous pouvez programmer un certain nombre de paiements en une seule fois. En outre, chaque paiement peut avoir sa propre date de paiement.

Pour en savoir plus sur la façon de payer vos documents d'achat d'eFactori, cliquez ici.

Étape 4 : Transmission des factures à votre comptable

Les achats saisis peuvent également être envoyés à votre comptable. Cela peut se faire via un lien direct avec un progiciel de comptabilité ou une plateforme de livraison (par exemple ExactOnline, ClearFacts ou Basecone), ou via un fichier UBL.

Lisez ici comment vous pouvez remettre vos documents d'achat au comptable.

Étape 5 : La méthode optimale

Vous pouvez minimiser le temps que vous passez à traiter vos achats. Vous pouvez procéder comme suit :

Attention !

Il n’est possible de connecter qu’un seul point d’accès PEPPOL pour la réception de documents. Si votre comptable a déjà activé cette connexion, alors la vôtre ne fonctionnera pas.

Inversement, si votre comptable souhaite récupérer les documents PEPPOL dans son logiciel comptable et que vous avez déjà activé la connexion via eFactori, il faudra d’abord annuler cette connexion depuis eFactori.

En résumé : Vous pouvez envoyer des documents PEPPOL via plusieurs points d'émissions, mais la réception de documents est limitée à un seul point d’accès.

Pour rappel, il n’y a rien à configurer dans eFactori pour l’envoi de vos documents PEPPOL.

1. Connectez-vous au réseau PEPPOL et demandez à vos fournisseurs de livrer leurs factures via PEPPOL également.

2. Facture reçue via PEPPOL ? Cliquez sur le lien dans l'email que vous recevez et choisissez

   1. pour accepter immédiatement (la facture est automatiquement traitée dans eFactori) ;

   2. pour payer immédiatement par Ponto. Plus besoin de taper pour reprendre les informations de paiement.

3. Activez le "transfert automatique vers le comptable" afin que tous les documents d'achat traités soient transmis à votre comptable pendant la nuit.

Besoin d'aide pour mettre en place cette méthode ? Contactez-nous à l'adresse [e-mail].