Factures
Dernière mise à jour
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Pour créer une (nouvelle) facture, naviguez dans le tableau de bord eFactori à gauche vers 'Factures'.
Vous n'avez pas encore créé de facture, la vue d'ensemble est donc vide. Vous créez une nouvelle facture en cliquant sur le bouton vert "Créer une facture" en haut à droite.
La fenêtre de la facture s'ouvre. Elle montre quatre blocs avec des informations:
Le client : qui facturez-vous ?
Les produits/services : que facturez-vous et à quel prix ?
La légende : la demande de paiement au client avec le numéro de compte et la référence du paiement.
La facture elle-même : numéro de série, date, réductions de prix éventuelles.
Vous indiquez ici à qui vous adressez la facture. Vous pouvez ici immédiatement saisir les données d'un nouveau client en remplissant les champs présentés. Toutefois, vous pouvez également appeler un client à partir de la fiche client que vous avez créée précédemment (voir Tutotiel étape 2 : Création d'un client).
Par exemple, si vous tapez le nom "Simone" dans le champ "Client", eFactori recherche immédiatement le client avec les données correspondantes et transfère les informations de cette fiche vers la facture.
Vous pouvez également effectuer une recherche dans les fiches clients en cliquant sur la loupe. La liste complète des clients est maintenant ouverte.
Vous verrez que cette facture sera désormais liée à l'enregistrement client "P0002", le numéro de l'enregistrement client de Simone Hélipas.
Si vous n'avez pas encore créé de fiche client, vous pouvez également saisir les données d'un nouveau client en tapant dans les champs. Vous pouvez alors également "Enregistrer en tant que nouveau client" (de cette façon, une fiche de données client sera créée de toute façon). Lorsque vous cochez la case "Enregistrer en tant que nouveau client", les champs "Adresse électronique" et "Numéro de téléphone" apparaissent également pour que vous puissiez les remplir.
Le champ "Attn." permet de saisir les informations spécifiques d'une personne de contact. Si vous avez saisi une adresse pour votre personne de contact qui diffère de celle de votre "client", les détails de l'adresse de votre "client" seront remplacés par ceux de la personne de contact spécifique.
Dans le champ 'exception à la TVA', vous pouvez indiquer un régime de TVA différent, par exemple 6% de TVA pour la rénovation, 0% de TVA pour le co-contractant, ... En fonction de l'exception que vous indiquez ici, eFactori inclura la (les) mention(s) légale(s) requise(s) sur la facture.
Par défaut, aucun produit ou service n'a encore été ajouté à votre facture. Pour chaque nouvelle ligne, vous pouvez ajouter un nouveau produit ou service. Pour ce faire, indiquez dans le champ de texte sous "Service ou produit" ce que vous souhaitez facturer. L'exemple ci-dessous concerne la vente d'un routeur de réseau.
Comme pour l'indication du client, eFactori reconnaît le produit prévu s'il est enregistré dans la base de données des produits. Dans l'étape précédente, "3. Créer un produit' un routeur de réseau a été saisi. Ses données sont tirées du nom du produit figurant sur la facture. Sous ce produit, une nouvelle ligne vierge apparaît, prête à inclure la ligne de facture suivante pour un deuxième produit.
Dans l'exemple, le produit suivant est un produit qui n'a pas encore été créé, par exemple, divers petits accessoires utilisés dans l'installation. Vous pouvez saisir manuellement la description appropriée dans le champ "Service ou produit" et entrer un prix.
Si vous cliquez sur la loupe à gauche d'une ligne de produits, vous pouvez appeler la liste complète des produits. Vous pouvez également sélectionner un produit dans cette liste :
Pour chaque ligne de produits, il est immédiatement possible d'accorder une remise. Pour ce faire, cliquez sur le bouton jaune "Plus". Le champ "Remise de ligne" apparaît. Il est possible d'accorder la remise en pourcentage ou dans la devise sélectionnée.
Il est possible d'insérer des titres entre vos différentes lignes de produits. De cette façon, vous pouvez structurer davantage votre facture.
Le bouton vert "Ajouter une ligne" vous permet de choisir parmi trois types de lignes dans le tableau :
Ajouter une ligne de produits ou de services (voir paragraphe précédent)
Ajouter une section avec un titre
Ajoutez une ligne de texte (libre)
Le titre consiste en une ligne, avec une mise en page prédéfinie. Vous pouvez utiliser les flèches pour déplacer le titre vers le haut ou vers le bas dans le document.
Pour chaque section créée, un sous-total de cette section apparaîtra sur votre document.
Il est également possible d'ajouter une ligne de texte supplémentaire au-dessus ou au-dessous des produits. Contrairement au titre, il peut être mis en forme avec l'éditeur de base. Vous pouvez également utiliser les flèches pour déplacer le champ vers le haut ou vers le bas dans le tableau.
Sur une facture, cela peut se présenter comme suit :
La légende en bas de page indique la manière dont le paiement de la facture est attendu. Par défaut, la légende indique : "Merci de votre confiance en %company_name%. Veuillez transférer le montant dans le %term% jours vers le numéro de compte %iban%, en indiquant le numéro de série %document_number%."
Lors de la première étape, "1. Créer un compte", vous avez saisi le numéro IBAN de votre entreprise. C'est le numéro qui sera inclus dans la légende, vous n'avez donc pas besoin de le modifier. eFactori récupère les données appropriées à partir de ce que vous avez déjà enregistré.
En principe, vous ne devez rien changer dans la légende ; toutes les informations sont reprises de vos entrées dans eFactori. Cette opération est effectuée pour chaque valeur comprise entre les caractères "%" (par exemple, %company_name%), les balises. Pour en savoir plus sur l'utilisation des balises dans eFactori, cliquez ici.
Avant de générer la facture, vous pouvez faire quelques choix supplémentaires car vous savez:
Ajuster la date de la facture, si nécessaire ;
Appliquer une remise globale sur facture à la somme totale ;
Indiquer le délai de paiement sous la forme d'une date de fin et/ou cochez "Fin de mois".
Si vous n'avez pas encore créé de factures pour cet exercice, vous pouvez indiquer ici le premier numéro de facture à utiliser. eFactori continuera à numéroter toutes les factures suivantes à partir de ce premier numéro.
Après tous ces choix et enregistrements, appuyez sur le bouton vert "Ajouter" pour générer la facture. Ensuite, l'écran de synthèse apparaît avec les données de la facture, ce qui vous permet de tout vérifier :
À partir de l'écran de synthèse des factures créées, vous pouvez directement effectuer des actions groupées sur vos factures en cliquant sur le bouton bleu "Actions".
Exportation des données : vers csv (Excel), combinaison de tous les documents dans un fichier PDF, vers un fichier ZIP avec tous les documents, ou exportation vers des paquets comptables. Pour en savoir plus sur ces différentes exportations, cliquez ici.
Cochez certaines factures (ou toutes) et changez leur statut en "Envoyé".
Cochez une seule facture (ou toutes les factures) et changez leur statut en "Payé".
Sélectionnez une ou plusieurs factures et copiez-les sur un nouveau bon de livraison.
...
Si les données sont correctes, cliquez sur le bouton gris "Version imprimable" en haut à droite. Une fenêtre apparaît avec la visualisation de la facture. Vous pouvez également télécharger la facture d'ici sous forme de fichier PDF.
Une erreur dans la facture, ou vous souhaitez modifier un élément ? Facile à faire :
Retournez à l'écran de synthèse de la facture, puis cliquez "Éditer la facture" dans le menu à côté de "Chronologie".
Vous adaptez la facture section par section à l'aide des boutons crayons "Modifier" (par exemple, uniquement les détails du client, ou les détails de vos produits/services répertoriés, etc.)
Faites attention: vous pouvez modifier vos factures tant qu'elles n'ont pas été envoyées par eFactori à votre comptable. Une fois cette opération effectuée, un message apparaît indiquant que la facture ne peut plus être modifiée ou supprimée. Le contenu de la facture est alors gelé et ne peut plus être modifié.
Satisfait de la facture ? Il suffit ensuite de l’envoyer par courrier électronique. Pour ce faire, revenez au récapitulatif de votre facture :
Là, à gauche du bouton "Actions" se trouve le bouton jaune "Envoyer par courriel". Cliquez dessus et la page permettant d'envoyer la facture au client apparaît. Vous pouvez ajouter un message d'accompagnement.
Vous pouvez adapter ce message e-mail à l'ensemble de votre organisation et créer un nouveau texte standard. Lisez ici comment le faire.
L'adresse électronique du client est automatiquement récupérée à partir de la fiche client, mais peut également être saisie manuellement. Vous pouvez vous envoyer une copie du courriel de facturation et même utiliser les options cc : et bcc :. L'objet de ce courriel peut être modifié, de même que le texte qui l'accompagne. Plusieurs destinataires? Il suffit de séparer les adresses par une virgule.
Envoyez le courriel avec la facture en cliquant sur le bouton vert "Envoyer un courriel" en bas de la page.
eFactori offre également la possibilité d'envoyer les factures par courrier. Lisez ici comment cela fonctionne.
Avez-vous envoyé vous-même la facture d'une autre manière ? Dans ce cas, utilisez le bouton bleu "Actions" pour indiquer que la facture a été envoyée. Sélectionnez ensuite l'option "Changer le statut en envoyé".
Les factures d'acompte ne sont pas des documents séparés dans eFactori, mais des factures 'ordinaires'. Cependant, il s'agit d'une fonction spécifique dans eFactori pour faciliter le suivi. Vous pouvez créer une facture d'acompte à partir d'une offre et choisir un montant fixe ou un pourcentage comme montant d'acompte.
Cette facture d'acompte se retrouve dans la liste des factures, où vous pouvez également utiliser les possibilités de suivi des paiements.
Si vous souhaitez établir une facture finale après la livraison des produits ou services, vous revenez au devis et le copiez sur une facture.
Le montant de l'acompte sera automatiquement déduit afin que la somme des deux factures soit égale à l'offre.
Vous pouvez également établir plusieurs factures d'acompte si le paiement s'effectue en plusieurs versements.
Dans l'aperçu général des factures, vous pouvez suivre les paiements d'un seul coup d'œil. En haut de la page, les factures réalisées sont classées visuellement :
Rouge : le montant en souffrance des factures en retard. La date d'échéance est calculée sur les valeurs que vous avez vous-même définies à cet effet.
Jaune : le montant total en souffrance de toutes les factures envoyées.
Vert : votre chiffre d'affaires total ce mois-ci.
Dans la liste des factures, les mêmes couleurs sont utilisées pour indiquer le statut de paiement par facture.
Rouge : la facture n'est pas encore payée et se trouve en dehors de la période de paiement.
Jaune : la facture a été envoyée et est en attente de paiement.
Vert : La facture est payée.
Bleu : la facture est encore à l'état de projet ; vous ne l'avez pas encore envoyée au client.
Vous pouvez également directement avec votre banque votre banque. Lisez ici comment cela fonctionne. Le statut d'un paiement sera alors ajusté automatiquement sur la base des coordonnées bancaires lues ; les couleurs et les indications changeront automatiquement.
Pour marquer votre facture comme "payé", cliquez sur le bouton "Changement de statut à 'payé'" dans le résumé de la facture.
Pour utiliser les fonctionnalités d’eFactori de manière optimale, il est préférable d'ajouter les informations de paiement manuellement. Cela facilitera par exemple des recherches ultérieures.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Action" ;
Choisissez "Créer un paiement manuel".
Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour créer un compte de paiement :
Vous pouvez y enregistrer les informations supplémentaires.
Compte de paiement : il peut s'agir du compte bancaire de votre entreprise ou, par exemple, de la caisse enregistreuse où l'argent a été payé. Précisez comment le paiement a été effectué.
Date : date de réception du montant de la facture.
Nom de la contrepartie : prédéfini au nom facturé, peut être modifié.
Déclaration : prédéfini au numéro de facture, peut être remplacé.
Montant : le montant reçu dans cette transaction. Le client n'a peut-être payé qu'une partie du montant de la facture dans cette transaction.
Cliquez sur "Créer un paiement" pour enregistrer les données.
eFactori permet l'utilisation automatisée du rappel de paiement pour une facture en souffrance.
Pour configurer cette fonction, cliquez sur "Rappels" à gauche dans le résumé de la facture,
Cliquez sur le bouton vert "Créer un rappel".
Un message standard incite votre client à payer.
Vous pouvez déterminer vous-même le délai de paiement et saisir les frais de rappel et les intérêts si nécessaire.
Cliquez ensuite sur "Ajouter".
Maintenant le rappel est prêt pour le client concerné. Vous pouvez l'envoyer par courrier électronique ou imprimé, par la poste.
Vous pouvez également définir des rappels automatiques au niveau de l'entreprise. Lisez ici comment procéder.
Grâce au bouton vert "Copier vers", vous pouvez facilement copier votre facture vers un autre type de document :
une nouvelle facture
une nouvelle note de crédit
Vous pouvez également copier les factures vers un bon de livraison mais il s'agit d'une extension que vous devez d'abord activer.
Grâce au bouton "Modifier", vous pouvez encore apporter des modifications à la nouvelle facture ou note de crédit.
Les pièces jointes à votre facture sont généralement vos conditions générales. Vous pouvez les télécharger et les configurer au niveau de l'entreprise. Lisez ici comment procéder.
En reliant votre compte eFactori via, par exemple, CodaBox à votre compte bancaire, nous collectons quotidiennement vos relevés bancaires et les comparons à vos factures impayées via un algorithme intelligent. Si une correspondance est trouvée, le paiement est traité automatiquement et vous n'avez plus rien à faire. Vous souhaitez mettre à la disposition de vos clients un bouton de paiement en ligne pour régler la facture ? Cela est également possible dans eFactori. Lisez ici comment cela fonctionne.
eFactori vous permet d'envoyer vos factures directement à votre comptable. Cliquez ici pour voir quels programmes sont disponibles pour cela.
eFactori offre la possibilité d'ajouter du texte supplémentaire en haut de vos documents (par exemple votre facture). Cela peut se faire par le biais d'un champ de texte supplémentaire en haut du document où vous pouvez saisir des informations libres. Ce champ de texte est situé entre les données générales du document et le tableau des lignes. Pour en savoir plus sur l'activation de ce champ de texte supplémentaire, cliquez ici.
Il est possible d'indiquer sur vos factures une adresse de chantier ou de livraison différente de l'adresse de facturation ou du client. Lisez ici comment ajouter une adresse de chantier ou de livraison.
En plus de la date de la facture, saisissez la date de livraison des marchandises lors de la création d'une facture. Découvrez comment activer ce champ.
Enregistrez une référence de commande du client sur vos factures. Lisez ici comment activer ce champ.
Si vous avez activé l'application "Comptes grand livre", vous pouvez également l'utiliser dans votre facturation. Mettre en place des comptes de grand livre pour les produits: de cette façon, les factures reçoivent immédiatement le compte de grand livre approprié lorsqu'elles sont envoyées aux paquets comptables. Lisez ici comment vous pouvez le faire.
Faites attention : tous les logiciels comptables ne peuvent pas traiter ces données du grand livre. Vérifiez donc d'abord auprès de votre comptable !
En plus de la remise en ligne sur facture, eFactori propose encore d'autres options de remise. Vous pouvez activer l'application "Remise pour paiement comptant" (accorder à vos clients une remise s'ils paient dans un certain délai) ou travailler avec des prix gradués (accorder des remises par type de client, par exemple privé ou professionnel). Pour en savoir plus sur les possibilités supplémentaires, cliquez ici.
Vous pouvez utiliser les demandes de paiement pour que les clients paient d'abord avant de créer une facture. Vous pouvez également utiliser les demandes de paiement comme factures pro forma. Une demande de paiement peut ensuite être facilement copiée sur une facture finale. Pour en savoir plus sur l'utilisation des demandes de paiement, cliquez ici.
